Zahlreiche staatliche und einige private Intuitionen (z. B. private Hochschulen) erfordern in bestimmten Fällen beglaubigte Übersetzungen von Dokumenten, die in einer Fremdsprache vorliegen. In Deutschland werden solche Übersetzungen von beeidigten bzw. ermächtigten Übersetzern beglaubigt, die in die offizielle bundesweite Datenbank der beeidigten Übersetzer und Dolmetscher eingetragen sind. In anderen Ländern werden solche Dienstleistungen u. a. von Notaren erbracht. Einige deutsche Institutionen akzeptieren ausschließlich Übersetzungen von in Deutschland beeidigten/ermächtigten Übersetzern.

Bei der Übersetzung einer Urkunde wird nicht nur den Text übersetzt, sondern auch die Originalformatierung beibehalten, sodass jede Person, die die Sprache des Originals nicht beherrscht, in der Lage ist, zu erkennen, welcher Abschnitt des Originals einem bestimmten Übersetzungsabschnitt entspricht. Nach der Fertigstellung der Übersetzung wird diese ausgedruckt, an Kopien des Originals angeheftet und die Richtigkeit und Vollständigkeit der Übersetzung wird durch das Siegel und die Unterschrift des Übersetzers bestätigt.